Experten: ”Så kapar du telefonikostnaden med 20-50 procent”
TELEFONI Många företag vet inte alltid vad de betalar för och telefoniräkningarna är svåra att tyda. För de som kan knepen finns stora pengar att spara. Men hur? Här ger experten Sabina Öberg bästa råden.
Sabina Östberg, Techstar ITSabina Öberg har ett lång förflutet med upphandlingar både inom privat och offentlig sektor. För snart tre år sedan startade hon IT-företaget Techstar IT för att effektivisera telefoni- och it-lösningarna för mindre till medelstora företag.– Det är inte alltid man vet vad man betalar för. Telefonifakturan är lite som elräkningen, svår att tyda. Vi börjar med att kartlägga företagens ringmönster och oftast går det att kostnadseffektivisera lösningarna med 20-50 procent genom att analysera hur man använder sin telefoni och välja rätt abonnemangsform.
Sabina berättar att de gör en analys på vad företaget använder och vad de behöver. Detta eftersom användningsområdet för telefoni kan se väldigt olika ut mellan olika anställda.– Vissa använder inte surf på jobbtelefonen överhuvudtaget och då är det onödigt att ha ett sådant abonnemang. En annan anställd ringer kanske mycket utomlands och då finns det bra kostnadseffektiva paket för det.
Telefoni som begrepp har utvecklats
Men Techstar It tittar inte bara på de enskilda ring-mönstrena. Sedan Sabina Öberg började har telefoni blivit så mycket mer än bara “tut i luren idag”.– Bra kundbemötande, tillgänglighet och service har blivit jätteviktigt idag. Därför hjälper vi även till med att hitta funktionella helhetslösningar inom telefoni också. Saker som medför en bra tillgänglighet och upplevelse för slutkunderna som ringer in.
Ursprungstanken med Techstar IT var att sikta in sig på företag med 10-30 anställda, men det blev inte riktigt så. Tack vare att Sabina uppdaterade sin profil och sina kompetenser på LinkedIn blev hon headhuntad till ett stor internationellt telefoniplattformsprojekt. Där har hon varit delaktig i att kravställa och upphandla en gemensam växellösning som skulle levereras ut i femton länder.– Att upphandla för internationella projekt kräver lite mer och där tar även portering av nummer längre tid samt kräver mer administration än vad den gör i Sverige. Det ska man tänka på innan man skriver på avtalet är att alla växelplattformar inte fungerar i alla länder utanför Sverige.
Linkedin en bra ”affischplats”
Såhär i efterhand är hon glad att hon använde plattformen Linkedin– Jag hade ingen aning om att jag kunde fösa ihop mina kompetenser inom stora upphandlingar och kravarbete inom IT-system med kunskapen kring telefoni och där få en spetskompetens.
Lagom innan semester rullar hon ut växellösningen i det sista landet innan hon kliver på som konsult inom telefoni för Stockholms stad till hösten. Där ska hon nu använda sin kompetens för att se till att huvudstaden får den bästa telefonin.
Här delar hon med sig av sina bästa tips för att lyckas med upphandlingen.
SABINAS 7 BÄSTA TIPS FÖR EN LYCKAD TELEFONIUPPHANDLING
- Lägg tid på att dokumentera ner organisationens behov i en detaljerad kravspecifikation.Hur ska er telefonilösning effektivisera er verksamhet Det finns många tjänster att tillföra. Telefoni är mer än bara “tut i luren” och består även av flera olika tjänster som tillför ett mervärde, såsom integrationer mot CRM- eller ordersystem, eller ex. integration mot TEAMS.Tänk också på era kunders upplevelse och inte bara den interna effektiviseringen.
- Ska ni ha en växel eller kontaktcenterlösning?Fundera på hur vill ni hantera företagets olika kanaler. Finns det ett behov av att samla alla dessa i ett och samma gränssnitt? Då behöver ni man en Kontaktcenter-lösning och inte enbart en växel – det är viktigt att förstå skillnaden.
- Ha minst tre leverantörer som får lämna anbud och som lever upp till framtagen kravspecifikationSkicka ut specifikation till de påtänkta leverantörerna och be dem svara ja på vilka saker de kan leverera. De som inte kan leverera på “skall-krav” går helt enkelt inte vidare i processen.
- Ta ordentlig tid till att utvärdera anbudenSamtliga i projektgruppen bör utvärdera samtliga leverantörer enligt samma utvärderingsmodell. Det är viktigt att ta sig tid till detta. Risken om olika människor utvärderar olika saker är att det inte blir en rättvis utvärdering. Utvärderingsmodellen bör bestå av demo, dokumentation och referenskunder.
- Gör ett grundligt förarbete inför växelbytetOm man gör förarbetet strukturerat så kommer själva bytet av plattformen gå smärtfritt. Det är värt att lägga tid på för uppsättningen av lösningen och all data ska vara så korrekt som möjligt från start.
- I Sverige bör man har MEX (Mobile extension)Det innebär att växeln och mobilen är fullt integrerade. Fundera därför också på vilken operatör ni helst vill ha, eftersom denna styr (oftast) valet av växellösning. En plattform som är helt oberoende av operatören kan vara bra om de anställda är placerade på olika ställen i landet – för att få bästa möjliga täckning.
- Ta extern hjälp inför upphandlingenOm kompetensen inte finns internt på företaget så ta hjälp av experter – för att upphandlingen ska bli så bra som möjligt. Det lönar sig i slutänden och blir mest kostnadseffektivt.
